Dit artikel verscheen eerder op Student.be op 18 november 2022.
Een dossierbeheerder kan aan de slag in de meest uiteenlopende sectoren en bedrijven. Benieuwd wat de job precies inhoudt en hoe het takenpakket van een dossierbeheerder eruit ziet? We vertellen het je in dit artikel én geven je al meteen een tip waar je aan de slag kan als junior dossierbeheerder!
Wat is een dossierbeheerder?
It’s in the name: een dossierbeheerder beheert en behandelt dossiers. Ze zorgen voor de administratieve ondersteuning van de interne processen van een organisatie volgens de procedures of wetgevingen. Met hun specifieke expertise denken ze continu na over de efficiëntie van het proces. Nadien moet het dossier besproken worden met de klant of met het management. Het is dan de bedoeling dat er een specifieke conclusie of een advies geformuleerd wordt. Daarna is het tijd voor de uitvoering.
Wat zijn de taken van een dossierbeheerder?
Het is een afwisselende job met een breed takenpakket. Hieronder geven we je een kort overzichtje van de mogelijke kerntaken als dossierbeheerder:
Dossiers onderzoeken op basis van geldende reglementering
Het opvolgen van procedures en regels
Het up-to-date houden van de data van de dossiers
De voorziene stappen uitvoeren om de gegevens te verwerken
Extra informatie of documenten verzamelen om het dossier compleet te maken
Raadplegen van databanken en andere verzamelpunten van informatie
Alle documenten en gegevens controleren om na te gaan dat alles volgens de regels verloopt
Conclusies formuleren en die voorleggen aan de betrokkenen
Afgehandelde dossiers controleren en klasseren
Eventuele verbeteringen en optimalisaties aanbrengen in de organisatiestructuur van dossiers
Wat zijn de vereiste skills van een dossierbeheerder?
Dossierbeheerders beschikken over een hoger diploma, al dan niet binnen de bank- en verzekeringssector. Administratieve en organisatorische vaardigheden zijn de voornaamste skills van een dossierbeheerder. Ze moeten zelfstandig aan de slag kunnen en resultaatgericht werken. Dossierbeheerders zullen alle nodige acties ondernemen om het dossier tot een goed einde te brengen binnen de vooropgestelde deadlines, steeds met de kwaliteitsnormen in het achterhoofd.
Waar werkt een dossierbeheerder?
Dossierbeheerders kunnen in de meest uiteenlopende bedrijven of organisaties aan de slag: zowel in de openbare als in de private sector, van KMO’s tot multinationals. Dossierbeheer wordt vaak extern uitbesteed, dus ze kunnen ook geoutsourced worden. Meestal komen ze terecht in de bank- en verzekeringssector.